Si desea que la existencia más reciente de los productos aparezca en el reporte de toma física, activar la pestaña Procesos de la ventana Productos y oprimir el botón Procesa… para que el programa actualice la existencia de los productos.
Estando en la ventana Productos, oprimir el botón Imprimir… para abrir la ventana de impresión. De la lista de reportes, escoger Lista y oprimir el botón Siguiente. Marcar la casilla Toma física y oprimir el botón Siguiente.
NB1: Si no es necesario que aparezca la existencia en el reporte (aconsejado), marcar la casilla Omite la existencia.
NB2: Para poner la existencia de los productos en cero, visitar este enlace y seguir los pasos indicados.
Al oprimir el botón Siguiente, el sistema permitirá especificar, de ser necesario, la ubicación de los productos cuya existencia será tomada. Oprimir Siguiente y Finalizar para iniciar la impresión del reporte y proceder con la toma física.
Conforme se vaya recopilando la existencia y completando las hojas, abrir el formulario de ajustes (Archivo > Inventario > Ajustes), crear un nuevo registro y agregar los productos cuya existencia se desea actualizar.
NB1: Para poder aplicar la existencia total, de los productos incluidos en el formulario, el tipo de ajuste seleccionado tiene que tener signo positivo y la casilla Aplica a la existencia total tiene que encontrarse marcada como se muestra más abajo.
Los tipos de ajustes se manejan bajo Archivo > General > Tipos de ajuste….
NB2: Si la casilla Aplica a la existencia total no se encuentra marcada, el sistema sumará las cantidades especificadas a la existencia actual de los productos. De ahí que si está realizando la toma física de inventario, cerciórese de mantener dicha casilla marcada antes de aplicar el formulario de ajuste.
Para aplicar la existencia introducida en un formulario de ajuste, oprimir el botón Aplicar ajustes….
Al finalizar la toma física del inventario, de vuelta a la ventana Productos, activar la pestaña Procesos y oprimir el botón Procesa… para asegurar que la información que aparezca en los reportes sea la más reciente posible. Oprimir el botón Imprimir…, escoger el reporte Lista y oprimir el botón Siguiente. Desmarcar la casilla Toma física y marcar la casilla Usa el costo promedio ajustado. Se aconseja marcar también la casilla Ordenado según el valor en inventario para permitir la más fácil detección de errores que pueden haberse ocasionado durante el ingreso de la existencia de los productos. Oprimir Siguiente y escoger el tipo de reporte que se desea obtener. Puede ser detallado o resumido por ubicación, por grupo, por marca, por función, por categoría y por familia. Oprimir el botón Finalizar para empezar la generación del reporte.
Para obtener el listado de variaciones de existencia, estando en la ventana de Productos, oprimir el botón Imprimir y seleccionar el reporte Variaciones de existencias.
Oprimir el botón Siguiente y especificar el período de tiempo que se quiere analizar y si se desea que aparezcan los detalles de las variaciones de existencia o no antes de oprimir el botón Finalizar y así generar el reporte.
NB: Los montos positivos que aparecen en el reporte representan un costo, mientras que los montos negativos representan un beneficio.
El sistema también permite exportar la lista de la toma física a archivo de texto o al portapapeles de Windows para luego importarla como detalles de un formulario de ajuste evitando, así, la necesidad de imprimir el reporte.
Para ello, estando en la ventana de productos, abrir la ventana de impresión y seleccionar el reporte Lista y oprimir el botón Siguiente.
Marcar la casilla Toma física y oprimir el botón Siguiente.
Marcar la casilla Exporta a un archivo de texto o Exporta al portapapeles o ambas.
NB: Para limitar la cantidad de productos exportados, es posible marcar la casilla Sólo productos con números aleatorios, Asigna automáticamente nuevos números aleatorios a los productos y especificar los valores deseados en los campos Entre e Y. Más abajo se puede ver un ejemplo.
En la pantalla siguiente es posible especificar la ubicación de los productos que serán incluidos en la lista.
Al oprimir el botón Finalizar, si la casilla Exporta a un archivo de texto se encuentra marcada, la aplicación preguntará en dónde guardar el archivo.
Para utilizar la información recién obtenida, ir a la ventana de ajustes, crear un nuevo formulario, especificar un tipo de ajuste positivo, marcar la casilla Aplicar como existencia total y oprimir el botón 3. Carga archivo….
Si exportó la lista de productos a un archivo de texto, especificar la ubicación y abrir el archivo.
Si exportó la lista al portapapeles de Windows, oprimir Cancel o Cancelar. El sistema pedirá confirmación antes de importar el contenido del portapapeles.
NB: Al finalizar la toma física, recuerde especificar un tipo de movimiento positivo y marcar la casilla Aplicar como existencia total antes de oprimir el botón Aplicar ajustes….