Tutorial

Infa8 y Farma8 son aplicaciones que fueron desarrolladas con el fin de ayudar a llevar el control del inventario y posiblemente todas las actividades involucradas en ese proceso.

La intención de esta página no es la de dar una explicación exhaustiva de todas las partes que componen las aplicaciones, sino sugerir un método de trabajo.

Veamos más en detalle cómo podría desenvolverse una sesión con Farma8.

Al ejecutar la aplicación por primera vez, el sistema desplegará un mensaje reportando que no puede encontrar la base de datos seguido por otra ventana que permite especificar la ubicación de la base de datos (ejemplo: c:\FarmaData\db.dbc).

Al lograr abrir la base de datos, el sistema muestra la ventana de acceso (o Login) que permite ingresar las credenciales (usuario y contraseña).

Se aconseja utilizar la tecla Tab (y Shift+Tab) para navegar entre los campos de la aplicación. Notar que en la ventana de acceso al sistema aparece la ubicación de la base de datos y la fecha y hora del respaldo más reciente.

Si es la primera vez que está entrando al programa puedes utilizar el código SUPERUSER el cual no tiene ninguna contraseña asociada. Luego de haber tecleado el código de usuario, presionar la tecla Tab dos veces y oprimir el botón Aceptar. Si desea que el sistema recuerde el código del último usuario que obtuvo acceso al programa, marcar la casilla Recuerda el usuario. Una vez obtenido el acceso al programa, aparece la ventana principal del programa.

Para salir de la aplicación, abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Salir como se muestra a continuación.

El sistema preguntará si realmente se desea salir de la aplicación.

Supongamos que tenemos una factura de compra por ingresar al sistema.

El primer paso es el de abrir el formulario de facturas de compra con la opción de menú Archivo > Inventario > Compras. Al estar activado el formulario, la barra de navegación aparecerá de la siguiente forma:

significando que se encuentra lista para interactuar con el formulario activo (en este caso el de facturas de compra).

Cabe destacar que la paleta de navegación como la anterior puede ser utilizada solamente con ventanas no modales.

Las ventanas no modales difieren de las modales en el hecho de que estas últimas no permiten seguir con el procesamiento de datos o particulares acciones hasta cuando no se hayan cerrado, como en el caso de mensajes de sistema u otras ventanas en las cuales el tipo de información que se maneja es muy sencillo (más adelante veremos algunos ejemplos).

Para poder ingresar un nuevo registro (o, como en este caso, una nueva factura de compra), hacer clic sobre el botón Nuevo de la paleta de navegación. El estado de los botones cambiará de la siguiente forma

para permitir guardar o desechar los registros creados.

Luego de haber especificado el número y la fecha de emisión de la factura de compra, hay que especificar el código de proveedor.

Si el proveedor ya existe en la base de datos, puede introducir el código o la descripción en el campo Proveedor (F6) o utilizar la ventana de consulta de proveedores que se abre oprimiendo el botón con puntos suspensivos (elipsis) que se encuentra a la derecha de dicho campo como se muestra a continuación.

Para agregar un proveedor, abrir el menú Archivo > Personas > Proveedores y dar clic sobre el botón Nuevo. Especificar el código y la razón social del proveedor. En la pestaña Administración especificar el plazo, el límite de crédito y el tiempo de entrega de los pedidos.

Finalizado el ingreso de la información, hacer clic sobre el botón Agregar (o Guardar si se está editando el registro). Es posible volver al formulario de las facturas de compra simplemente activando la ventana con un clic, seleccionando la ventana de la lista que aparece bajo el menú Ventana o utilizando de nuevo la opción de menú.

Luego de haber activado la ventana de las facturas de compra, podemos especificar el código de proveedor recién creado.

Continuando con el ingreso de los detalles de la factura, dar clic al botón Agrega que se encuentra por debajo de la cuadrícula en la pestaña Detalles. Al agregar un detalle, el sistema posiciona el cursor en la columna Referencia que es el código del producto como aparece en la factura de compra (podemos referirnos a tal código también como código secundario o sinónimo). Si existe algún producto cuyo código secundario corresponde al que ingresemos, entonces el sistema cargará sus detalles. Presionar la tecla Tab para activar la columna Código que corresponde al código interno del producto. Si estamos registrando el movimiento de ingreso de un producto que aún no existe en la base de datos, tenemos que crearlo; de lo contrario, podemos buscarlo con la ayuda del botón de consulta que se encuentra a la derecha de la columna.

El botón de consulta, que aparece en varios lugares a lo largo de toda la aplicación, invoca una ventana que permite seleccionar un ítem de una lista que puede ser ordenada. Después de haber seleccionado el artículo, oprimir Enter o clicar el botón Aceptar. Si el artículo no tiene un código de referencia asociado al proveedor cuya factura de compra estamos ingresando, el sistema nos preguntará si queremos asignar la referencia ingresada al producto seleccionado a través de la siguiente ventana

Si queremos que, la próxima vez que introduzcamos una factura de compra del mismo proveedor, el sistema identifique el producto con código interno 000003 usando el código de referencia 999999, dar clic sobre el botón Sí o Yes. El uso de los códigos de referencia puede ahorrar mucho tiempo a la hora de ingresar facturas de compra.

Si el producto que está ingresando al inventario aún no existe, seleccionar la opción de menú Archivo > Inventario > Productos.

Para crear el nuevo producto, dar clic sobre el botón Nuevo de la paleta de navegación, activar el campo Producto y escribir el nombre del producto. Al oprimir la tecla Tab el sistema generará un código automáticamente. Es importante especificar también la presentación del producto, especialmente para aquellos productos que pueden ser vendidos fraccionados. Otra información muy importante es el código de grupo al cual pertenece el producto, la ubicación y la marca. Para poder crear tales código, si fuese necesario, abrir el menú Archivo > General y seleccionar la opción correspondiente.

Por ejemplo, para crear un nuevo grupo, seleccionar la opción Grupos….

La ventana de grupos y todas las que pueden ser invocadas desde el submenú General son un ejemplo de ventana modal. Ello significa que hay que cerrar la ventana antes de poder seleccionar otra opción de menú o activar otra ventana.

Para crear un nuevo código de grupo, activar el campo Código y escribir el código que se desea crear. Al dar Tab, los botones aparecerán de la siguiente manera

Después de haber agregado el nuevo grupo, cerrar la ventana y activar nuevamente la ventana de los productos para poder introducir el código de grupo recién creado.

En la página Administración es posible especificar ulterior información sobre el producto como el código de proveedor, la unidad de medida, las fracciones por unidad, etc.

La mayor parte de los campos que aparecen en esta pestaña puede ser manipulada también desde la ventana de compras. Para guardar el producto, dar clic por encima del botón Agregar (Guardar si se está modificando el registro). Volviendo a la factura de compra, ahora podemos especificar el código del producto recién creado en la columna Código. Luego de haber contestado si queremos o no asignar un código de referencia del proveedor al producto y de haber especificado la cantidad de producto que está ingresando al inventario, oprimir la tecla Tab hasta llegar a la columna Costo. Aquí podremos digitar el costo del producto. Si el sistema detecta alguna variación del costo, preguntará si se quiere ir a modificar el costo que aparece en la ficha del producto también.

Al confirmar la acción, se activa la pestaña Producto en donde se podrá actualizar el código de proveedor (oprimiendo el botón Actualiza el proveedor…), el costo (oprimiendo el botón Actualiza el costo…), los precios de venta, etc.

Para volver a la página Detalles y así poder seguir con el ingreso de la mercadería, oprimir la combinación de teclas Alt+T o dar clic a la pestaña correspondiente. Al finalizar la factura de compra, dar clic sobre el botón Agregar o Guardar de la paleta de navegación.

Después de haber ingresado todos los artículos que componen el inventario y respectivos precios de venta, antes de comenzar con la venta, tenemos que especificar algunos parámetros de configuración para que la aplicación pueda funcionar correctamente. Para ello, abramos la ventana Configuración con la opción que se encuentra bajo el menú Herramientas.

Cierre todas las ventanas si la opción se encuentra deshabilitada.

En la pestaña Miniprinter se especifica la impresora de punto de venta que será utilizada para imprimir el tiquete de caja, etc.

En la pestaña Gaveta se configura la gaveta del dinero. Finalizada la configuración de la aplicación, recuerde hacer clic sobre el botón Guardar.

Ahora podemos empezar a confeccionar la primera factura de venta.

Para abrir la ventana de ventas, seleccionar la opción de menú Archivo > Inventario > Ventas. Se desplegará una ventana como la siguiente:

Ya sabemos cómo utilizar la paleta de navegación para crear nuevos registros, pero, dado que el proceso de facturación tiene que ser rápido, veamos cómo se puede crear e imprimir una factura de venta solamente con la ayuda del teclado.

Para crear una factura, oprimir la tecla F11 (si necesita especificar un código de vendedor) o F12. También es posible utilizar un lector de códigos de barra debidamente configurado para agregar el producto entre los detalles de la factura de venta. Al agregar los productos que se están vendiendo, el sistema va calculando los totales y mostrándolos en la parte inferior de la ventana.

Para grabar e imprimir la factura de venta oprimir la tecla F11. Al finalizar la impresión del recibo, el programa estará listo para la confección de una nueva factura (o sea, no es necesario oprimir de nuevo la tecla F11). Si desea asignar un código de cliente a la factura de venta, antes de oprimir la tecla F11 oprimir la tecla F6 para activar el campo del código de cliente. Si aún el cliente no ha sido creado, seleccionar la opción de menú Archivo > Personas > Clientes para abrir el formulario de los clientes. Dar clic sobre el botón Nuevo de la paleta de navegación, dejar el campo del código en blanco y seleccionar el campo Cliente en donde se escribirá el nombre del cliente. Al oprimir la tecla Tab el programa sugerirá un código que podrá ser cambiado por otro si se prefiere.

En la pestaña General se guarda información de carácter general sobre el cliente o la compañía. En la pestaña Administración se asigna el plazo, el tipo de precio, el eventual descuento o incremento adicional, etc. y en la pestaña Generalidades se especifica el tipo y número de documento.

Para mayores informaciones acerca de la facturación electrónica visitar este enlace.