Tutorial

Las aplicaciones Infa8 y Farma8 fueron desarrolladas con el fin de ayudar a llevar el control del inventario y posiblemente todas las actividades involucradas en ese proceso.

La intención de esta página es poder sugerir un método de trabajo para familiarizar al usuario al programa; en cuanto a los detalles de su uso, estos serán abarcados en otro momento.

Farma8 es un programa que fue diseñado para trabajar a partir de una base datos que debe ser guardada de forma constante; esto con el fin de preservar la información ante cualquier eventualidad.

Al ejecutar la aplicación por primera vez, el sistema desplegará un mensaje (como se muestra en la siguiente imagen) reportando que no puede encontrar la base de datos con el cual poder trabajar; por lo tanto se desplegará una ventana que solicita especificar la ubicación de la base de datos sobre los cuales se desea que el programa trabaje (ejemplo: c:\FarmaData\db.dbc).

Ya con un base de datos para trabajar, el sistema mostrará la ventana de acceso (o Login), en el cual se podrá ingresar las credenciales de cada persona (usuario y contraseña).

Como se muestra en la imagen anterior, en esta ventana de inicio de sesión podrá verificar la fecha y hora del respaldo más reciente, así como la ubicación de la base de datos para facilitar su búsqueda en su computadora.

Para navegar entre los campos de la aplicación se aconseja utilizar la tecla Tab para avanzar entre las casillas; y las teclas Shift+Tab para retroceder entre las casillas.

 Si es la primera vez que estás entrando al programa, utiliza el código SUPERUSER, el cual no requiere de una contraseña para ingresar. Luego de ingresar el código de usuario, presione la tecla Tab dos veces para desplazarte entre las casillas y oprima el botón Aceptar (dejando así el espacio de contraseña en blanco). Si desea que el sistema recuerde el código del último usuario que obtuvo acceso al programa, marque la casilla «Recuerda el usuario» . Una vez obtenido el acceso al programa, aparecerá la ventana principal del programa.

Para salir de la aplicación, abra el menú Archivo y seleccione la opción Salir como se muestra a continuación.

Supongamos que tenemos una factura de compra por ingresar al sistema.

El primer paso es abrir el formulario de facturas de compra con la opción de menú Archivo > Inventario > Compras o bien, aprovechar el acceso rápido a través de la teclas Ctrl + O. Al estar activado el formulario, la barra de navegación se habilitará para su uso como se muestra a continuación:

Una vez habilitadas las opciones en la barra de navegación, el usuario podrá utilizar estas opciones para interactuar con la ventana en la que está trabajando (en este caso el formulario de Compras).

Nota importante: Farma8 cuenta con 2 tipos de ventanas: las ventanas modales y las ventanas no modales. Las ventanas modales se caracterizan por ser mensajes de sistema o ventanas con información sencilla de manejar (más adelante se verán algunos ejemplos); a su vez, las acciones del usuario se verán restringidas hasta que las ventanas modales sean cerradas. Por su parte, las ventanas no modales son las únicas que cuentan con la barra de navegación habilitada, y permiten el trabajo de información más compleja.

Para poder ingresar un nuevo registro (o, como en este caso, una nueva factura de compra), debemos hacer clic sobre el botón Nuevo ubicado en la barra de navegación; al hacer esto, el estado de los botones cambiará de la siguiente forma:

En esta ventana debemos especificar el número, la fecha de emisión y el código de proveedor de la factura de compra

Si el proveedor ya existe en la base de datos, puede introducir el código o la descripción en el campo Proveedor (F6), o utilizar la ventana de consulta de proveedores que se abre oprimiendo el botón con puntos suspensivos (elipsis) que se encuentra a la derecha de dicho campo como se muestra en la imagen anterior.

En caso de no contar todavía con una lista de proveedores en el sistema, podemos agregar un proveedor. Para ello, debemos abrir el menú Archivo > Personas > Proveedores y dar clic sobre el botón Nuevo. Ahora especificamos el código y la razón social del proveedor. Seguidamente, en la pestaña Administración especificamos el plazo, límite de crédito y el tiempo de entrega de los pedidos.

Finalizado el ingreso de la información, hacemos clic sobre el botón Agregar (o Guardar si se está editando el registro) y así habremos terminado con la creación del proveedor.

Para volver al formulario de las facturas de compra, podemos utilizar nuevamente la opción en el menú Archivo > Inventario > Compras o bien, aprovechar el acceso rápido a través de la teclas Ctrl + O, y así estaremos devuelta en el mismo formulario.

Luego de haber activado la ventana de las facturas de compra, podemos especificar el código de proveedor recién creado.

Continuando con el ingreso de los detalles de la factura, daremos clic al botón que se encuentra cerca de la esquina inferior derecha de la ventana. Al añadir un detalle, el sistema nos posicionará en la columna Referencia; en esta casilla ingresaremos el código que aparece en la factura, el cuál es propio del sistema del proveedor, y que también lo conoceremos como código secundario o sinónimo. Ya que estos códigos estarán emparejados con el código interno de nuestro propio establecimiento.

 Si existe algún producto cuyo código secundario corresponde al que ingresamos, entonces el sistema cargará sus detalles, y al presionar la tecla Tab se activará la columna Código que corresponde al código interno del producto.

Si estamos registrando el ingreso de un producto que aún no existe en la base de datos podemos buscarlo con la ayuda del botón de consulta, el cual está representado con 3 puntos suspensivos, y así asociar el código de referencia con un código interno. En caso de ser un producto sin ningún registro, tendremos que crear un código interno para este.

Después de haber seleccionado el artículo, oprimiremos Enter o clic en el botón Aceptar. Al hacer esto, el sistema nos consultará a través de un mensaje si deseamos asociar el código de referencia del proveedor con el código del producto que hemos seleccionado. Si estamos de acuerdo con esta sugerencia, le damos clic en Sí o Yes.

Una vez hemos creado esta asociación, la próxima vez que ingresemos una factura de compra del proveedor ACME, y en ella esté el producto de código 999999, automáticamente el sistema reconocerá que este producto es equivalente al producto de código interno 000003. Al hacer esta asociación, nos permitirá ahorrar mucho tiempo a futuro.

Si el producto que está ingresando al inventario aún no existe, debemos seleccionar la opción del menú Archivo > Inventario > Productos.

Para crear el nuevo producto, daremos clic sobre el botón Nuevo de la paleta de navegación, activaremos el campo Producto (o bien, aprovechar el acceso rápido a través de la teclas Ctrl + P) y escribiremos el nombre del producto. Al oprimir la tecla Tab el sistema generará un código automáticamente. Es importante especificar también la presentación del producto, especialmente para aquellos productos que pueden ser vendidos fraccionados. Otra información muy importante es el código de grupo al cual pertenece el producto, la ubicación y la marca. Para poder crear tales código, si fuese necesario, abriremos el menú Archivo > General y seleccionaremos la opción correspondiente.

Si deseamos crear un nuevo grupo, abriremos el menú Archivo > General > Grupos, el cual nos abrirá una ventana modal. Para crear un nuevo código de grupo, solo tendremos que borrar cualquier contenido escrito en la casilla Código y escribir uno nuevo, seguidamente escribiremos una descripción en la casilla Grupo y daremos clic en el botón Agregar. Una vez creado el grupo, podemos cerrar la ventana y regresar a la ventana de Productos para seguir con la creación del nuevo código de producto.

Dentro de la ventana de Productos, se encuentra la pestaña Administración, en ella es posible especificar mucha información sobre el producto; como el código de proveedor, la unidad de medida, las fracciones por unidad, número mínimo y máximo de inventario, la utilidad, el impuesto, el código tributario (CABYS), etc. Para guardar el producto, daremos clic por encima del botón Agregar (o Guardar si se está modificando el registro).

Al momento de realizar una venta, es posible acceder rápidamente a esta ventana de Productos simplemente realizando un doble clic sobre el código interno del producto, así podremos ver toda su información.

Volviendo a la factura de compra, ahora podemos especificar el código del producto recién creado en la columna Código. Luego de haber contestado si queremos o no asignar un código de referencia del proveedor al producto y de haber especificado la cantidad de producto que está ingresando al inventario, oprimiremos la tecla Tab hasta llegar a la columna Costo. Aquí podremos digitar el costo del producto. Si el sistema detecta alguna variación del costo, preguntará si se quiere ir a modificar el costo que aparece en la ficha del producto también.

Al confirmar la acción, se activa la pestaña Producto en donde se podrá actualizar el código de proveedor (oprimiendo el botón Actualiza el proveedor…), y actualizar el costo (oprimiendo el botón Actualiza el costo…), los precios de venta, etc.

Una vez realizado las actualizados de los datos, podemos dar clic en la pestaña Detalles y así seguir con el ingreso de la mercadería. Por el contrario, si se desea validar o modificar un dato del producto, debemos acceder a la pestaña Productos o utilizar las teclas Alt+T. Al finalizar la factura de compra, daremos clic sobre el botón Agregar o Guardar de la paleta de navegación.

Antes de comenzar con las ventas, tenemos que especificar algunos parámetros de configuración para que la aplicación pueda funcionar correctamente. Para ello, debemos cerrar todas las ventanas y abriremos el menú Herramientas > Configuración

Esto nos abrirá la siguiente ventana (para esta parte se recomienda solicitar asistencia de parte de soporte técnico):

En la pestaña Miniprinter se especifica la impresora de punto de venta que será utilizada para imprimir el tiquete de caja, etc.

En la pestaña Gaveta se configura la gaveta del dinero. Finalizada la configuración de la aplicación, recuerde hacer clic sobre el botón Guardar.

Ahora podemos empezar a confeccionar la primera factura de venta.

Para abrir la ventana de ventas, seleccionar la opción de menú Archivo > Inventario > Ventas (o bien, las teclas Alt+N). Con ello, se desplegará una ventana como la siguiente:

Ya sabemos cómo utilizar la paleta de navegación para crear nuevos registros, pero, dado que el proceso de facturación tiene que ser rápido, veamos cómo se puede crear e imprimir una factura de venta solamente con la ayuda del teclado.

Para crear una factura, oprime la tecla F11 (si necesita especificar un código de vendedor) o F12. Otra alternativa es utilizar un lector de códigos de barra debidamente configurado para agregar el producto entre los detalles de la factura de venta. Al agregar los productos que se están vendiendo, el sistema va calculando los totales y mostrándolos en la parte inferior de la ventana.

Si desea asignar un código de cliente a la factura de venta, antes de oprimir la tecla F11 oprimiremos la tecla F6 para activar el campo del código de cliente. Si aún el cliente no ha sido creado, seleccionaremos la opción de menú Archivo > Personas > Clientes para abrir el formulario de los clientes. Daremos clic sobre el botón Nuevo de la paleta de navegación, dejaremos el campo del código en blanco y seleccionaremos el campo Cliente en donde se escribirá el nombre del cliente. Al oprimir la tecla Tab el programa sugerirá un código que podrá ser cambiado por otro si se prefiere.

Para grabar e imprimir la factura de venta oprimiremos nuevamente la tecla F11. Al finalizar la impresión del recibo, el programa estará listo para la confección de una nueva factura (o sea, no es necesario oprimir de nuevo la tecla F11). Para enviar la factura electrónica, daremos clic sobre el botón 1. Tiquete electrónico … (o ALT+1); el cual desplegará una ventana indicando el envío exitoso de la factura o sus errores. En caso de haber sido exitoso el envío, las casillas Consecutivo de factura electrónica y clave numérica de factura electrónica serán llenados automáticamente.

Para mayores informaciones acerca de la facturación electrónica visita este enlace.