Básicamente, existen dos maneras de fijar la existencia: arbitrariamente o, disponiendo de suficiente información acerca de los movimientos de venta, con la ayuda del programa.
Veamos, antes, cómo se procede arbitrariamente, un producto a la vez:
- abrir la ventana de productos (menú Archivo > Inventario > Productos);
- buscar el producto cuya existencia mínima y máxima se desea modificar;
- activar la pestaña Administración;
- en el campo Mínimo, especificar la cantidad mínima de producto que se desea conservar en inventario y presionar la tecla Tab para que el sistema detecte el cambio;
- en el campo Máximo, especificar la cantidad máxima de productos que se desea conservar en inventario y presionar la tecla Tab;
- clicar Guardar en la barra de navegación del programa para salvar los cambios realizados.
Si el producto se vende fraccionado, también es posible especificar valores de existencia mínima y máxima expresados en fracciones. Para ello, marcar la casilla de selección en fracciones.
La otra forma de actualizar el mínimo y el máximo es utilizando el proceso que el programa ofrece. Veamos cómo:
NB1: Para que los siguientes procedimientos funcionen, el sistema tiene que disponer de movimientos de venta que puedan ser analizados.
NB2: Si no se desea permitir que el sistema modifique automáticamente el valor mínimo y máximo de la existencia de algún producto en particular, ubicar el producto, marcar la casilla congela mín. y máx. que se encuentra en la pestaña Administración y guardar el cambio.
- abrir la ventana de productos (menú Archivo > Inventario > Productos);
- de la barra de navegación, oprimir el botón Imprimir;
- seleccionar el reporte Ventas y oprimir el botón Siguiente;
- utilizando los campos Entre el e Y el, especificar el período de tiempo que se desea analizar (se aconseja un año si se dispone de información suficiente) y oprimir el botón Siguiente;
- De la lista Informe de ventas, seleccionar la opción Más vendidos (cantidad) o Más vendidos (valor) y oprimir el botón Siguiente;
- en el campo Calcula venta promedio de, especificar para cuántos días el sistema tiene que calcular la venta promedio (este valor será interpretado como la existencia máxima como veremos a continuación);
- en el campo y de, especificar para cuántos días el sistema deberá calcular la venta promedio (este valor será interpretado como la existencia mínima como veremos a continuación);
- marcar la casilla de selección y copiar el resultado al portapapeles; este paso es indispensable para que el sistema pueda importar el resultado del análisis;
si la base de datos es de un centro de distribución, donde no ocurren ventas, se aconseja marcar la casilla considerando ajustes negativos; - para analizar los movimientos de acuerdo a una determinada cantidad de días recientes en lugar de un rango de fechas, marcar la casilla
Analizando los últimosy especificar la cantidad de días; - oprimir el botón Siguiente para poder, si es necesario, filtrar los movimientos de ventas. Oprimir el botón Siguiente, especificar el destino del informe y oprimir el botón Finalizar;
- luego de haber desplegado/impreso/etc. el reporte, activar la pestaña Administración y oprimir el botón Máximo; si todo ha salido bien, el sistema debería desplegar la siguiente ventana
- confirmar la acción para proceder; al finalizar el proceso, el sistema preguntará si se desea poner en cero el mínimo y el máximo de los productos no contemplados en el proceso anterior;
- finalmente, el sistema desplegará un mensaje reportando cuántos productos fueron actualizados y preguntando si se desea visualizar la bitácora (aconsejado).
